Лебедянский завод строительно-отделочных машин
Лебедянь, www.lzsom.ru/
Секретарь (офис - менеджер)
Прием телефонных звонков, предварительная консультация клиентов по телефону, предоставление справочной информации, передача и регистрация телефонограмм для организации, документооборот, архивирование документов;
Регистрация - входящей/исходящей корреспонденции, её организация отправки и получения в соответствии с установленными правилами в организации - ведение документации по отделам, отправка почтой корреспонденции, работа с эл. почтой;
Подготовка переговорной к организации приема совещаний, заседаний, переговоров (совета директоров, Генеральный директор, партнеров, сотрудников) оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня;
Организация командировок сотрудникам, руководителю: заказ авиа и Ж/Д билетов, бронирование гостиниц, (так же для партнеров руководства), подготовка документов для получения заграничных виз;
Печать паспортов для производства, выписка командировок, подготовка приказов, писем, запросов и других документов, касающиеся деятельности организации, в том числе ведение графика руководителя;
Обеспечение жизнедеятельности организации, отделов (заказ, выдача, хранение, канцелярских принадлежностей, расходных материалов, визиток, доставки питьевой воды, и других товарно-материальных ценностей необходимых для полноценной работы организации);
Подготовка, отправка поздравительных открыток, бизнес-поздравлений, делового письма, телеграмм с обращением к партнерам по бизнес проектам, в государственные организации, руководителям учреждений, руководству других организаций и иных компаний, согласованных с руководителем;
Подготовка, закупка для кофе-брейк, чайной, кофейной церемонии, а также к банкетным мероприятиям иностранных партнеров, для высшего руководства организации и важных посетителей;
Согласование поздравлений с руководителем и напоминании о важных датах (поздравление по телефону, почте или лично, на усмотрение руководства);
Работа с ПК и офис техники контроль за их технически исправным состоянием (оргтехники, свч, кофе машины, холодильники, тв, интернет), при необходимости - вызов специалиста для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
Поздравление руководителей высшего звена, сотрудников, заказ цветов, покупка сувениров;
Закупка подарков: книги, открытки, грамоты, канцелярские наборы, сувенирная продукция организации;
Контроль времени и качества уборки: приемной, переговорной, кабинета руководителя, комнаты отдыха.